Статьи и новости
Как правильно уничтожить документы?

Как правильно уничтожить архивные документы




Деятельность любого предприятия или индивидуального препринимателя неразрывно связана с постоянным документооборотом. Через определенный срок документы временного хранения имеют свойства накапливаться и занимать полезное пространство. Чтобы архив не разростался в объеме, нужно следить за сроками хранения документов и своевременно производить уничтожение документации, утратившей свою ценность.



Важные аспекты при утилизации архивных документов


Процедура утилизации архивных и бухгалтерских документов имеет свои нюансы. Сотрудники организации не могут физически уничтожить архив лишь по указанию руководителя. Для этого потребуется создание экспертной комиссии, которая проведет выделение документов, составит об этом соответствующий акт, после чего ненужные бумаги можно будет утилизировать. Документальное оформление процесса уничтожения регулируется архивным законодательством и в случае его нарушения предусматривает административную или уголовную ответственность.


Последовательность работ при уничтожении документов


Для всех документов, сопровождающих хозяйственную деятельность субъектов, существует единый порядок уничтожения. Весь процесс списания и уничтожения документов происходит в несколько этапов:

1. Проверка сроков хранения документации и выявление документов, утративших практическое значение. Именно для этих целей и утверждается руководителем состав экспертной комиссии, которая проводит экспертизу ценности.

2. Составление протокола в свободной форме по результатам деятельности экспертной комиссиии и оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма этого акта приведена в приложении к Основным правилам работы архивов организаций. Пример формы можно посмотреть на этой странице.

3. Выбор метода уничтожения документов с истекшим сроком. На законодательном уровне не прописаны конкретные способы утилизации ненужной документации, поэтому руководитель организации может самостоятельно решить, каким образом уничтожить документы: сдать на переработку, сжечь, измельчить в шредере или подвергнуть химической обработке. Самой востребованной формой утилизации является шредирование - измельчение бумаги на мелкие фрагменты специальным оборудованием (шредером).

4. Оформление акта, подтверждающего факт утилизации документов. Для него не предусмотрена типовая форма, поэтому в разных специализированных компаниях он может выглядеть по-разному. Главное, чтобы в нем была отражена необходимая информация, в частности дата оформления акта, объем подлежащих уничтожению документов и подписи ответственных лиц.


Наша компания специализируется на уничтожении документов с помощью шредера. Заказать услугу можно через форму обратной связи или по телефону. После принятия заявки мы свяжемся с вами и обсудим все детали этой процедуры, а также выберем подходящую дату для приезда наших специалистов.
Статьи