Статьи и новости
Передача документов на хранение в ГлавАрхив

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Передача документов в архив


Архив предназначен для хранения больших объемов документации и имеется на многих крупных предприятиях. Большую часть хранящихся в архиве документов составляют дела постоянного хранения, поскольку их срок хранения может достигать 75 лет.


Передача дел в архив - важная процедура, требующая специальных знаний и навыков, поэтому чаще всего этим занимаются специально обученные специалисты. В больших организациях в штате находится один или несколько архивистов, предприятия поменьше нанимают архивиста по мере накопления дел, нуждающихся в архивном хранении.


Как происходит сдача документов в архив?

Процесс передачи дел в архив - не быстрый, поскольку требует кропотливой предварительной подготовки. Его можно разделить на несколько этапов:
1. Проведение экспертизы ценности, в ходе которой рассматриваются сроки хранения документов и происходит выделение дел для передачи в архив. В состав экспертной комиссии входят опытные сотрудники предприятия, работающие с документацией и архивист(ы) под руководством заместителя руководителя.
2. Формирование и оформление дел. Дела постоянного хранения подразумевают длительное пребывание в архиве, поэтому к их оформлению предъявляются особые требования. Все документы освобождаются от скрепок и скоб степлера, после чего производится оформление обложки и листа-заверителя, нумерация страниц, внутренняя опись.
3. Брошюровка подготовленных дел. В ходе данной процедуры выполняется переплет всех документов в единый блок. Прошивка выполняется таким образом, чтобы в будущем для сканирования любого документа не приходилось выполнять разброшюровку. Угол раскрытия правильно переплетенного дела составляет 360 градусов, что обеспечивает полный доступ ко всему содержимому каждого документа.
4. Составление описей дел. Сводная опись является обязательным элементом передачи документов на хранение. Составляется в двух экземплярах. В ней в структурированном виде изложена информация обо всех делах, передающихся в архив на хранение.
5. Передача документов на архивное хранение. Это заключительный этап, во время которого происходит сдача дел в архив согласно сводным описям. Архивным работником проверяются дела на соответствие правилам архивной обработки, сверяются реквизиты и содержание всех передаваемых дел, после чего подписывается общая архивная опись.


Заключение

Сдача документов в архив - неотъемлемая часть работы с документооборотом в любой организации. На небольших предприятиях за подготовку дел к архивному хранению могут отвечать сотрудники отделов, имеющие опыт работы с документацией. В крупных компаниях за данный вопрос отвечают архивисты, знающие все тонкости архивной обработки.

Специалисты "Переплетной службы" имеют не только необходимые знания, но и огромный опыт. Мы сотрудничаем с организациями разных форм собственности, а также с индивидуальными предпринимателями. За 18 лет работы мы помогли сотням компаний переплести, подготовить к сдаче в архив, а также уничтожить тонны документов. Заказать наши услуги очень просто - позвоните нам или напишите через форму обратной связи и наш специалист бесплатно приедет к вам для оценки объема работ.
Статьи