Статьи и новости

Всегда ли нужна экспертиза ценности?

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности предприятий и организаций, по истечении срока хранения подлежат уничтожению. Процесс утилизации архивной, бухгалтерской и прочей документации - дело непростое, поскольку требует определенных знаний и навыков.


Проводится данная процедура в несколько этапов, самым главным из которых является выделение документов к списанию. Для этого создается специальная комиссия в составе, утвержденном руководителем организации. Цель экспертной комиссии - проверить документацию на соответствие срокам хранения и выявить те дела, у которых он истек.


В ходе работ комиссия также обращает внимание на различные несоответствия, например, может быть обнаружено, что в одном деле подшиты документы с истекшими сроками хранения и еще действующими. В таком случае дело расшивается и расформировывается. Документы, которые еще не подлежат списанию на момент проведения экспертизы, оформляются в самостоятельные дела.


Если комиссией будут выявлены случаи повторяющейся информации, например, обнаружены оригиналы документов и их дубликаты, то все копии оформляются к уничтожению, а для дальнейшего хранения остаются лишь оригиналы.
При выявлении поврежденных документов в ходе экспертизы, комиссия обсуждает вопрос о возможности их восстановления. Если это реально, то документ реставрируется или фотокопируется. В противном случае, когда большая часть текста недоступна для прочтения, документ оформляется к уничтожению.


По завершении экспертизы составляется протокол, в котором отображаются результаты проведения экспертизы ценности. Кроме протокола составляется акт о выделении документов к уничтожению, в котором указывается количество дел, подлежащих списанию и их крайние сроки хранения.


Лишь после того, как будет проведена и документально оформлена экспертиза ценности, выделенные документы можно физически уничтожить. Для этого в нашей компании используется шредер, измельчающий бумагу на мелкие фрагменты, что исключает возможность восстановления документа.


Мы проводим утилизацию документов "под ключ", предлагая заказчику качественную работу, соблюдение конфиденциальности и документальное оформление в соответствии с нормами архивного законодательства. Наша компания имеет большой опыт работ с архивами организаций всех форм собственности, от бюджетных организаций до крупных филиалов.


Регулярное списание документов, срок хранения которых истек, позволит эффективно использовать пространство, отведенное под архив. Заказывая услугу уничтожения архивных, бухгалтерских, кадровых и прочих документов в нашей компании, вам будут не страшны проверки контролирующих инстанций, поскольку ваш архив будет обработан профессионалами своего дела.
Статьи