Контакты
Форма обратной связи
Оставьте Ваши данные для связи с консультантом
Ваше имя
Ваш контактный номер телефона
Организация
Нажимая на кнопку «Отправить» вы даёте согласие на обработку персональных данных.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с полной актуальной номенклатурой дел для школ с указанием сроков их хранения согласно архивному законодательству

На нашем сайте вы можете ознакомиться с полной актуальной информацией хранения документов с указанием сроков согласно архивному законодательству

Ответы на Ваши вопросы

Ответы на вопросы, касающиеся непосредственно услуг, Вы можете найти в разделе «Услуги»
ВАЖНО! Ответственность компаний за нарушение порядка хранения и уничтожения документов
  • Отсутствие первичных документов в результате неправильного их хранения.
  • Утрата, похищение, повреждение или незаконное уничтожение официальных архивных документов.
  • Неправильное хранение архивных документов.
  • Несоблюдение сроков хранения архивных документов.
  • Иные виды нарушений архивного законодательства
Штраф до 100 000 рублей, принудительные или исправительные работы, вплоть до 2 лет лишения свободы.
Что такое уничтожение?
Уничтожение документов – неотъемлемый процесс в деятельности любой организации, поскольку бумага является основным носителем информации.
Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов и опись о дальнейшем выделении к уничтожению документов.
В свою очередь документы, чей срок хранения не истёк, подлежат архивации.

Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению.
В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, а также указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов.
Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.

Уничтожению подлежат документы:
  • со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;
  • прошедшие оценку экспертной комиссии.
Не допускается использование документации, предназначающейся для уничтожения, в каких-то других целях. — Важно!
Документация может быть уничтожена в присутствии сотрудника архивной компании!
Утрата, похищение, повреждение или незаконное уничтожение официальных архивных документов является уголовно наказуемым деянием.

При возможном обращении контролирующих органов к документам, которые уже уничтожены, организация может предоставить выписку из акта об уничтожении, или его копию, копию протокола Экспертной комиссии. Это будут официальные документы, подтверждающие процедуру уничтожения
Что такое переплёт?
Переплет и элементы внешнего оформления документов выполняют информационную функцию.

Переплетные работы - это важная и необходимая процедура. Например, при реорганизации предприятия или смене собственников организации возникает потребность в переплете документов для обеспечения учета и сохранности всех документов.

Переплёт - это прочное твёрдое покрытие книг, папок или других документов, предназначенное для соединения листов вместе и защиты материалов, содержащихся внутри.
Что такое архивная обработка?
  • Архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы её собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации с целью последующей передачи в Государственный архив РФ.

  • Проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научной или практической ценности и подлежащие уничтожению.

  • Оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление дел временного срока хранения.

  • Составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.
Что такое комплексная обработка?
  • Выемка скрепок
  • Склейка листов, чеков
  • Подбивка документов (делается для того, чтобы переплетённый документ не развалился)
  • Выравнивание по толщине корешка
  • Фальцовка документа
Это полная процедура подготовки бухгалтерского, архивного документа к архивному переплету.
Что такое экспертиза ценности документов?
Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает организации уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Что такое оцифровка документов?
Оцифровка печатных документовэто перевод их изображения, полученного обычно через сканер или фотоаппарат, в какой-либо электронный формат. Это руководство осветит все практичные способы оцифровки, доступные широкому кругу пользователей персональных компьютеров.
Что такое ретроконверсия?
Ретроконверсияэто промышленная технология преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в электронный вид с созданием базы данных. Термин был придуман в корпорации ЭЛАР в 1996 году и получил широкое распространение благодаря применению в текстах Государственных программ РФ.
Сканирование, виды сканирования, виды обрабатываемых документов
Сканирование документов – это процесс преобразования различных документов в цифровой формат.

Виды сканирования, оказываемые компанией «Переплетная Служба»:

  • поточное высокоскоростное сканирование
  • бесконтактное сканирование
  • сканирование с прижимным антибликовым стеклом
  • сканирование при помощи высокотехнологичной колыбели
  • сканирование посредством специальных книжных сканеров
  • сканирование с помощью профессиональных планетарных сканеров
  • широкоформатное сканирование
Виды обрабатываемых документов:

  • договора, первичная бухгалтерская документация, документы длительного хранения, анкеты покупателей и т.д.
  • документы, неподлежащие расшивке (книги, архивные дела, документы государственной важности и пр.)
  • проектная документация, чертежи, картины и другие виды документов, подлежащих нестандартному сканированию
  • библиотечные и другие каталоги любой сложности
Какие документы подлежат передаче в архив на хранение при ликвидации?
  1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
  2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
  3. Свидетельство о ликвидации организации;
  4. Решение организации о ликвидации;
  5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
  6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
  7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
  8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
  9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
  10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
  11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
  12. Акты о несчастных случаях.
  13. Штатные расписания.
  14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
  15. Табели и наряды работников вредных профессий;
  16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии